Pseudonymizace osobních údajů
Než text odejde k poskytovateli AI, nahradí Consulaio zástupnými údaji jména, která evidujete, a identifikátory jako IČO, rodná čísla nebo čísla účtů. Odpovědi pak čtete se skutečnými jmény. Tomuto postupu se říká pseudonymizace.
Co Consulaio nahrazuje?
Zástupnými údaji, které vypadají jako skutečné, Consulaio nahrazuje jména a názvy:
- subjektů na záložce Subjekt v projektech a vašich činností a firem na stránce O mně
- vaší firmy nebo organizace
- osob, které Consulaio u subjektu načte z obchodního rejstříku, třeba jednatelů
- ze seznamu Chráněná jména
Nahrazuje také rodná čísla, IČO, české DIČ, čísla bankovních účtů, české a slovenské IBAN, e-mailové adresy a česká telefonní čísla. Jména pozná i v jiném pádě, bez háčků a čárek nebo s překlepem, takže můžete psát jako obvykle.
Odpovědi, export, sdílený odkaz i vygenerovaný dokument obsahují skutečné údaje.
Co zůstává a proč?
Fakta, jako ceny, postupy a marže, zůstávají, protože z nich AI odpovídá. Jak jsou chráněná, popisuje článek Bezpečnost a ochrana vašich dat.
Zákony, judikaturu, metodiky i výsledky z webu nebo ze systému ARES dostává AI tak, jak byly zveřejněné. Nahradí se v nich jen jména, která evidujete, a jejich IČO a DIČ, a to stejnými zástupnými údaji jako ve vašem dotazu.
Kde nahrazování platí?
Nahrazování platí pro text, který z vašeho účtu odchází k AI a k dalším dodavatelům:
- v konverzacích, včetně historie, údajů o subjektu a dlouhodobé paměti
- v textu příloh a souborů projektů; PDF, ve kterém Consulaio něco nahradí, dostane AI jako text bez obrázků a grafů
- ve znalostní bázi, a to i pro služby, přes které Consulaio v dokumentech hledá; nahraný soubor zůstává v původní podobě
- v záznamech o průběhu dotazů a o chybách aplikace
Kdyby hledání na webu, na připojeném disku, ve veřejných rejstřících (ARES, insolvenční rejstřík, registr plátců DPH) nebo v externím nástroji obsahovalo jméno nebo identifikátor, který Consulaio nahrazuje, nejdřív se vás zeptá a skutečné údaje odešle až po vašem souhlasu. Jak se odpovídá na kartu s dotazem, popisuje článek Externí nástroje pro agenta. Z dotazu na web odstraní identifikátory i po souhlasu.
Když Consulaio jména a identifikátory nahradit nemůže, dotaz neodešle a řekne vám to.
Na co se nahrazování nevztahuje?
Rozpoznávání je automatické a nemusí zachytit každý výskyt. Nenahrazuje se navíc:
- obsah skenů, obrázků a naskenovaných stran PDF; AI je čte jako obrázek, a dostává je proto v původní podobě, stejně jako služba, která ze skenů ve znalostní bázi rozpoznává text
- jména lidí, které neevidujete, třeba manžela nebo zaměstnance klienta; přidejte je do seznamu Chráněná jména
- jména a IČO subjektů, které evidujete, když podle nich Consulaio hledá v systému ARES, a jméno subjektu, který Consulaio analyzuje na webu
Jde o pseudonymizaci, ne anonymizaci. V textu zůstávají okolnosti případu a Consulaio umí zástupné údaje přiřadit zpátky ke skutečným. I nahrazený text proto zůstává osobním údajem.
Jak pseudonymizaci zapnu nebo vypnu?
Ve vlastním účtu ji zapnete i vypnete přepínačem Pseudonymizace osobních údajů v Nastavení na kartě Pseudonymizace. Když ji vypnete, text odchází bez nahrazování. Když ji váš plán přestane zahrnovat, vypne se a její nastavení se zamkne – viz Plány, dotazy a platby.
Jména subjektů, které evidujete, se nahrazují automaticky. Jiná jména přidáte do seznamu Chráněná jména tlačítkem Přidat jméno, v jakémkoli pádě. Přidejte je dřív, než je poprvé napíšete do dotazu.
Po zapnutí a po přidání jména Consulaio znovu zpracuje dokumenty a poznámky ve znalostní bázi, kterých se to týká. Po vypnutí zůstanou už zpracované dokumenty, jak jsou.
Jak pseudonymizace funguje v organizaci?
Pseudonymizaci i seznam Chráněná jména nastavuje pro celou organizaci správce, a to v přepínači účtu pod Spravovat organizaci na stránce Pseudonymizace. Dokumenty a poznámky ve znalostní bázi organizace se řídí vždy tímto nastavením.
Kolega si na kartě Pseudonymizace v Nastavení může přepínačem Nahrazovat ve vašich konverzacích nahrazování kdykoli zapnout. Vypnout si ho, když ho má organizace zapnuté, může jen tehdy, když to dovoluje pravidlo Vypnutí pseudonymizace – viz Co smějí kolegové připojovat a sdílet?. Do seznamu Vaše chráněná jména si každý, i správce, může přidat vlastní jména navíc ke jménům organizace. Tlačítkem Řídit se nastavením organizace se k nastavení organizace vrátíte.
Když kolega píše do vaší konverzace, nahrazuje Consulaio, pokud to má zapnuté aspoň jeden z vás, a to jména z obou seznamů.
Když z organizace odejdete, vaše chráněná jména i volba v ní zůstanou a platí dál v konverzacích, které jste založili. Smažou se až se smazáním účtu organizace.
Související
Našli jste v článku chybu nebo něco nesedí? Napište nám