Připojené disky – OneDrive, SharePoint a Google Drive
Připojený disk není totéž co nahrání souboru do konverzace nebo do znalostní báze, které popisuje článek Kam nahrát soubor. Soubory se do Consulaio nenahrávají a zůstávají ve vašem OneDrive, na SharePoint nebo v Google Drive. Asistent je otevře, až když se na ně zeptáte.
Co je připojený disk?
Každý se připojuje svým účtem Microsoft nebo Google. V projektu pak určíte, které složky a soubory smí asistent otevřít. Když se na něco zeptáte, asistent je přečte vaším účtem a odpoví. Do Consulaio se z nich nic neuloží a na disk Consulaio nic nezapisuje.
Soubor z disku nenajdete mezi zdroji pod odpovědí. Asistent ho jmenuje přímo v textu, stejně jako soubor nahraný do projektu. Číslované zdroje jsou jen ze znalostní báze a z webu.
Než začnete
- Pracovní účet Microsoft 365 pro OneDrive a SharePoint, osobní účet Microsoft pro OneDrive nebo účet Google pro Google Drive.
- V organizaci nejdřív správce připojí firemní disk – Microsoft 365 nebo Google Workspace firmy. Kolegové se k němu pak přihlásí svým pracovním účtem.
Jak připojím účet Microsoft nebo Google?
Disk připojíte v Nastavení na kartě Propojení, v části Připojené disky. Postup se liší podle toho, jestli Consulaio používáte sami, nebo v organizaci.
Používáte Consulaio sami
V části Připojené disky klikněte na Přidat disk.
Zvolte Microsoft 365 pro OneDrive a SharePoint, Microsoft OneDrive nebo Google Drive.
Na nové kartě se přihlaste ke svému účtu a odsouhlaste přístup.
U účtu Google nechte zaškrtnuté povolení k souborům, jinak připojení skončí hláškou „Chybí oprávnění ke čtení disku“.
- 1Tlačítkem Přidat disk připojíte další účet.
- 2Připojený disk, účet, přes který jste přihlášeni, a jeho stav.
- 3Disk odpojíte ikonou koše Odpojit disk.
Jste v organizaci
V organizaci si disk sami nepřidáváte. U každého firemního disku, který připojil správce, je tlačítko Přihlásit se. Přihlaste se svým pracovním účtem firmy. Osobní účet nebo účet jiné firmy Consulaio odmítne a nic neuloží. Nevidíte-li žádný firemní disk, správce ho ještě nepřipojil.
Vaše přihlášení vidíte a používáte jen vy, kolegové ani správce ho nevidí.
Consulaio soubory z disku jen čte. U účtu Microsoft žádá jen o oprávnění ke čtení. U Google Drive získá přístup jen k souborům, které vyberete v okně od Google.
Jak správce připojí firemní disk?
Firemní disk připojuje jen správce organizace, pro každého poskytovatele nejvýš jeden. Určuje tím, ke kterému Microsoft 365 nebo Google Workspace se kolegové smějí přihlásit. Každý pak na disku vidí jen to, co mu dovolují jeho vlastní oprávnění.
V přepínači účtu zvolte Spravovat organizaci, přejděte na Propojení, klikněte na Přidat disk a zvolte Firemní Microsoft 365 nebo Firemní Google Workspace.
Na nové kartě se přihlaste.
U Microsoft 365 nejdřív účtem správce Microsoft 365, který Consulaio schválí pro celou firmu, a pak svým pracovním účtem. U Google Workspace svým účtem Google Workspace – osobní účet Google firemním diskem být nemůže.
Přihlášení, kterým firemní disk připojíte, je zároveň vaším vlastním přihlášením k němu.
Tlačítkem Odpojit firemní disk odpojíte a všichni kolegové tím přijdou o přihlášení k němu. Složky a soubory připojené k projektům v nich zůstanou.
Jak k projektu přidám složku nebo soubor?
V projektu na záložce Soubory je sekce Připojené složky a soubory. Tlačítkem Přidat z disku otevřete dialogové okno a v něm zvolíte, ze kterého připojeného disku vybíráte.
- U účtu Microsoft procházíte složky přímo v Consulaio a vyberete složku nebo soubor. Složku můžete i vyhledat podle názvu.
- U Google Drive se otevře výběr souborů od Google. Přidat lze jednotlivé soubory, ne složky.
Asistent v projektu vidí jen položky, které jsou k němu připojené, ne všechno, co na disku máte. Kliknutím na položku otevřete její detail. Tlačítko Otevřít vás přenese na disk. Tlačítko Odebrat vidí ten, kdo položku přidal, vlastník projektu a správce organizace. Samotné soubory zůstávají tam, kde byly.
- 1Stav položky pro váš účet.
- 2Tlačítkem Přihlásit se přihlásíte k disku, na kterém položka je.
- 3Tlačítkem Otevřít položku otevřete přímo na disku.
- 4Tlačítkem Odebrat položku z projektu odeberete. Na disku zůstane.
Co z projektu přečte kolega?
Seznam připojených složek a souborů vidí všichni v projektu. Asistent je ale každému čte jeho vlastním účtem, takže každý přečte jen to, k čemu má na disku přístup. Sloupec Stav u každé položky ukáže, jestli ji otevřete, a pokud ne, tak proč:
- Dostupné – položku přečtete svým účtem.
- Nepřihlášeno – k disku, na kterém položka je, nejste přihlášeni, nebo vaše přihlášení vypršelo. Otevřete položku a klikněte na Přihlásit.
- Nepřístupné – na disku k ní nemáte oprávnění. Tlačítkem Otevřít ji otevřete na disku a požádejte o přístup toho, kdo ji spravuje.
- 1Tlačítkem Přidat z disku připojíte další složku nebo soubor.
- 2Dostupné – položku přečtete.
- 3Nepřihlášeno – nejdřív se přihlaste k disku.
- 4Nepřístupné – váš účet k položce nemá oprávnění.
Soubor z Google Drive, který přidal kolega, si musíte jednou zpřístupnit pro svůj účet: otevřete ho, klikněte na Zpřístupnit a v okně od Google ho vyberte.
Asistent čte obsah souboru při každém dotazu znovu a do aplikace ho neukládá – ani do konverzace, ani do znalostní báze. Zůstat může jen v záznamech o průběhu dotazů po dobu, kterou uvádí článek Bezpečnost a ochrana vašich dat. Odpověď, kterou asistent dal kolegovi, v projektu uvidíte, i když váš účet soubor otevřít nemůže.
Na jaké otázky mi asistent z disku odpoví?
Na otázky, kde má asistent najít a přečíst konkrétní soubory. V připojených složkách OneDrive a SharePoint soubory vyhledá podle názvu i obsahu. Jednotlivě připojené soubory, tedy i všechny soubory z Google Drive, nevyhledává: vidí jejich seznam a otevře je podle názvu.
Na jednu otázku asistent otevře jen omezený počet souborů, ne celou složku. Když je souborů víc, řekne vám, kolik jich skutečně přečetl.
Jaké má vyhledávání na disku limity?
Vyhledávání ve složkách nečte obsah naskenovaných dokumentů a fotografií účtenek – najde jen text, který je v souboru uložený jako text. Soubor uložený před pár minutami navíc ještě nemusí najít.
Větší soubor asistent neotevře a řekne vám to. Rozdělte ho, nebo k projektu připojte menší kopii.
Obsahuje-li hledání na disku skutečné jméno, které Consulaio jinak nahrazuje, asistent se vás nejdřív zeptá. Popisuje to článek Pseudonymizace osobních údajů.
Co se stane při přechodu na nižší plán?
Připojení i vybrané složky a soubory se zamknou a asistent je nepoužívá. Co se se zamčenými daty stane dál, popisuje článek Plány, dotazy a platby. Zamčený disk v aplikaci odpojit nejde, přístup ale můžete kdykoli zrušit v nastavení svého účtu Google nebo Microsoft.
Nepoužíváte-li připojení dlouho, může poskytovatel platnost přístupu sám ukončit. Disk pak bude mít na kartě Propojení stav Vyžaduje přihlášení. Klikněte u něj na ikonu Připojit znovu a přihlaste se.
Jak disk odpojím?
Na kartě Propojení klikněte u disku na ikonu koše Odpojit disk a potvrďte tlačítkem Odpojit. Consulaio okamžitě a nevratně smaže přihlašovací údaje, takže dál k účtu nemá žádný přístup. Složky a soubory, které jste přes něj připojili k projektům, v projektech zůstanou a kolegové je budou dál číst svými účty.
- U Google Drive Consulaio navíc přístup u Google sám zruší, pokud stejný účet Google nepoužíváte v Consulaio ještě jinde.
- U účtu Microsoft přístup zrušíte v nastavení svého účtu Microsoft, v seznamu aplikací s přístupem.
Když někdo z firmy odejde, Consulaio smaže jeho připojené disky. Co přidal do projektů, tam zůstane.
Co když firma vyžaduje schválení správcem?
V některých firmách o připojení nové aplikace rozhoduje správce Microsoft 365 nebo Google Workspace. Místo připojení se pak zobrazí „Přístup musí schválit IT vaší firmy“ a nic se nepřipojí ani neuloží.
U Microsoft 365 musí Consulaio schválit správce Microsoft 365 ve vaší firmě, u Google Workspace ho správce povolí v konzoli Google Admin. Po schválení připojení zkuste znovu.
Časté potíže
Časté dotazy
Může jeden projekt používat OneDrive i Google Drive zároveň?
Ano. Sekce Připojené složky a soubory v projektu může obsahovat položky od obou poskytovatelů.
Může se soubor z disku stát trvalou součástí znalostní báze?
Ne. Asistent soubor z disku čte jen pro odpověď. Má-li ho znát trvale, nahrajte ho do znalostní báze podle článku Vlastní dokumenty ve znalostní bázi.
Související
Našli jste v článku chybu nebo něco nesedí? Napište nám