E-maily a dokumenty

Od plánu Start vám asistent připraví e-mail. Napište v konverzaci, komu ho posíláte, co má sdělit a jakým tónem. Consulaio doplní předmět, oslovení i text, a když adresáta zná, také pole Komu a Kopie. Hotový koncept se v konverzaci zobrazí jako karta s předmětem e-mailu.

• „Připrav e-mail finančnímu úřadu se žádostí o prodloužení lhůty pro podání přiznání k dani z příjmů.“

Od plánu Standard vám Consulaio připraví Word dokument. V zadání uveďte, o jaký dokument jde, řešenou otázku, rozhodné okolnosti a požadovaný rozsah. Text dostane výchozí úpravu s nadpisy, seznamy, tabulkami a čísly stránek. Hotový dokument se objeví jako karta s jeho názvem.

• „V šabloně Stanovisko daňového poradce posuď daňovou uznatelnost nákladů na home office u jednatele s.r.o.“

Výstup je samostatně uložený koncept e-mailu, vygenerovaný dokument nebo diagram, který vznikl v konverzaci. Je u něj uvedeno, kdy a ze které konverzace vznikl, a zůstává uložený, dokud nesmažete konverzaci nebo projekt, ve kterém vznikl.

Výstup stáhnete nebo odešlete z jeho detailu, který otevřete kartou v konverzaci nebo řádkem na záložce Výstupy.

• U dokumentu zvolte Stáhnout DOCX. Pokud se převod do PDF povedl, nabídne detail i Stáhnout PDF. Stažený dokument přiložíte ke své zprávě jako běžnou přílohu.
• U e-mailu klikněte na Otevřít. Zpráva se otevře ve vašem poštovním programu s vyplněnými adresáty, předmětem i textem. Tam ji projděte, upravte a odešlete.

Výstup připravuje AI, a odpovědnost za jeho obsah proto zůstává na vás. Každý výstup projděte dřív, než ho odešlete.

• Ověřte citovaná ustanovení a jejich znění účinné k rozhodnému dni.
• Zkontrolujte částky, lhůty a údaje o subjektu proti podkladům.
• Projděte adresáty v polích Komu a Kopie.
• U dokumentu ze šablony zkontrolujte jména, data a údaje v hlavičce a ověřte, že v něm nezůstal žádný údaj původního klienta ani řádek s pokynem ze šablony.
• Vyhledejte v dokumentu značky [doplňte: …]. Takovou značkou Consulaio označí údaj, který v konverzaci chyběl.

Šablona je jakýkoli váš dokument ve formátu DOCX. Nic v něm připravovat nemusíte: poslouží hotový dokument z minulého případu, kostra s nadpisy oddílů i samotný hlavičkový papír. Consulaio vychází z písma, stylů, hlavičky a patičky souboru, takže výstup vypadá jako vaše kancelářská písemnost.

1. 1

   Do hlavičky a patičky dejte, co je na každé vaší písemnosti stejné: název kanceláře, adresu, kontakty, logo a čísla stránek.

2. 2

   Do textu napište nadpisy oddílů a ve Wordu jim dejte styl „Nadpis 1“ nebo „Nadpis 2“.

3. 3

   Pod každý nadpis napište jeden řádek s tím, co do oddílu patří. Consulaio ho v dokumentu nahradí obsahem.

4. 4

   Formulace, které mají být v každém dokumentu stejné, napište celé.

Ustálené formulace Consulaio převezme tam, kde se k případu hodí. Má-li text zůstat vždy beze změny, použijte místa k doplnění, jak popisuje oddíl Jak fungují místa k doplnění?.

1. 1

   Na stránce Znalosti přejděte na záložku Šablony a klikněte na Nahrát šablonu.

2. 2

   Vyberte soubor DOCX. Název šablony se doplní podle názvu souboru a můžete ho přepsat.

3. 3

   Potvrďte tlačítkem Nahrát šablonu. Má-li šablona místa k doplnění, otevře se rovnou její detail.

Detail otevřete i kliknutím na šablonu v seznamu. Tlačítkem Upravit název ji přejmenujete. Po kliknutí na Upravit můžete doplnit Popis, podle kterého Consulaio pozná, ke kterému zadání se šablona hodí. Změny uložíte tlačítkem Uložit.

Podle vzoru napíše Consulaio nový dokument stejného druhu, upravený pro nový případ. Ze šablony převezme stavbu oddílů a formulace, které se k případu hodí. Z původního případu nemá v novém dokumentu nic zůstat: oslovení, jména, data, věc, skutkový stav i závěr napíše znovu. Řádky, které říkají, co do oddílu patří, nahradí obsahem.

Consulaio šablonu použije jedním ze dvou způsobů: Podle vzoru, nebo Jen místa k doplnění. Šablonu bez dvojitých složených závorek použije vždy podle vzoru. Jsou-li v ní místa k doplnění, objeví se v jejím detailu volba Co může Consulaio v šabloně měnit a po nahrání je nastavená na Jen místa k doplnění.

Volbu změníte v detailu šablony po kliknutí na Upravit a uložíte tlačítkem Uložit.

Místo k doplnění (jinak také proměnná) určuje, kam přesně má Consulaio psát. Zapíšete ho do souboru DOCX jako dvojité složené závorky a mezi ně napíšete, co tam má být, například {{ obchodní firma klienta včetně právní formy }}. Z popisu a z textu kolem Consulaio pozná, co na místo napsat.

1. 1

   Na každé místo v souboru, kam má Consulaio psát, vložte dvojité složené závorky s popisem. Závorky mohou zůstat i prázdné, {{ }}, a popis doplníte až v detailu šablony.

   Ve Windows napíšete závorky na české klávesnici pravým Alt s klávesou B a N.

2. 2

   Šablonu nahrajte. Consulaio místa očísluje v pořadí, v jakém jsou v dokumentu: nejdřív v textu, potom v hlavičce a nakonec v patičce.

3. 3

   V detailu šablony, který se po nahrání otevře, najdete seznam Místa k doplnění. Klikněte na Upravit, popisy přepište nebo doplňte a uložte tlačítkem Uložit.

Každé místo se počítá zvlášť, i když mají dvě místa stejný popis. Popis rozhoduje o tom, zda místo dostane správný obsah, nebo jen přibližný odhad, proto do něj napište, co přesně tam patří a v jaké podobě. Doplněný text převezme formátování, které mají závorky v souboru.

Požádáte-li o schéma, asistent ho nakreslí přímo do konverzace, a to na každém plánu. Po kliknutí na diagram ho stáhnete tlačítkem Stáhnout PNG jako obrázek, nebo tlačítkem Stáhnout SVG ve formátu, který si při zvětšení zachová ostrost.

Můžu nechat asistenta výstup přepsat?

Jak dostanu do dokumentu vlastní hlavičku a patičku?